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• Ser responsable de conocer y hacer cumplir las normas e instrucciones relativas a las operaciones generales del edificio, es decir, situaciones de emergencia, traslados y control de accesos y llaves según lo especificado en el Manual de Recepción.

• Contactar con el personal de mantenimiento, policía, bomberos o la compañía de gas en caso de emergencia.

• Proporcionar información de manera cortés y respetuosa a propietarios, residentes, invitados, visitantes y contratistas. Asegúrate de que los invitados y contratistas se registren y anuncien antes de salir del área de recepción.

• Contestar el teléfono y grabar mensajes según sea necesario.

• Ayudar en el procesamiento de órdenes de trabajo a petición del residente y a la entrada de órdenes en el sistema Concierge Plus.

• Mantener el control de los armarios de llaves de emergencia y cortesía, distribuir las llaves según sea necesario y registrar a quién se las entrega.

• Mantener la información de los residentes, el control de incidentes, el control clave, el ejercicio y los registros de visitantes según sea necesario.

• Procesar correctamente el correo de oficina, correo sobredimensionado, UPS, Fed EX y otras entregas que llegan a recepción utilizando la notificación Concierge Plus. Haz seguimiento con el residente si no recoge algún paquete en un plazo de 5 días.

• Observar frecuentemente los monitores de CCTV y reportar cualquier observación inusual a la parte correspondiente.

• Proporcionar actualización de turno al recepcionista que se incorpora. Actualizar al secretario sobre el trabajo en proceso de contratistas, nuevos memorandos de gestión y cualquier situación, no resuelta o en proceso.

• Comunicar con la Dirección cualquier cosa que pueda afectar o comprometer la integridad del edificio, los residentes o el personal. Mantén la recepción con los formularios necesarios

• Proporcionar a los residentes formularios de sugerencia/comentario, incidentes y todos los demás formularios según sea necesario.
• Ayudar en la formación de nuevo personal

• Tramitar solicitudes de exterminio de residentes para asegurar que se incluyan en la lista semanal de servicios de control de plagas. Proporciona al exterminador las llaves de los residentes en la Lista de Servicios.

• Y todas las demás tareas asignadas por la dirección